Владислав Крупко: рекомендації щодо медійного супроводу фестивального заходу

Владислав Крупкро про те, як висвітлювати захід, який організовуєш у медіа

---

 

Важливість та актуальність теми

Кожен фестивальний захід чудово відображає команду, яка працює над його реалізацією. Варто одразу визначити чи цей захід є комерційним задумом, в якому всі організатори працюють як наймані працівники. Команда має працювати в напрямку покращення організаційних процесів. То ж дуже важливо для команди, щоб пропонована тема заходу була актуальною та цікавою. Звісно це можуть бути працівники з різним рівнем зацікавлення, але треба сформувати вмотивовану команду фестивальної події .

За допомогою цільової аудиторії варто визначити наскільки тема  фестивального заходу є актуальною на цей час. Тому визначення своєї цільової аудиторії є першочерговим елементом для формування теми. За допомогою  інтернет-інструментів (google опитування, опитування в різних групах в Telegram, тощо.) можна сформувати цільову аудиторію, за допомогою якої надалі можемо отримати відповіді на багато питань. А саме: як комунікувати з учасниками та відвідувачами? Які зміни внести у організацію фестивалю? А що не варто реалізовувати у події? Кого ваша аудиторія хоче почути? Усе це можливо дізнатися якщо активно спілкуватися із зацікавленими особами.

 

Робота над концептуальною ідеєю

Під час стратегічного планування першочергово необхідно зрозуміти який “фестивальний шлях” мають подолати  відвідувачі. Варто прописати всі очікувані вами результати від проведення заходу,  та продумати, яка із запланованих активностей принесе найбільший емоційний сплекс для відвідувачів. Щоб відповісти на всі ці питання потрібно самостійно спробувати пройти повний шлях учасника фестивалю. Варто добре продумати всю інфраструктуру на території проведення фестивалю, щоб забезпечити комфорт під час проведення заходу для всіх учасників. Для цього треба ознайомитися з досвідом проведення таких заходів як в Україні так і за кордоном. Також кожен раз повертатися до концепції заходу  адже саме тоді ви зможете знайти унікальні рішення для вашого фестивалю чи події.

 

Мережі професійних зв’язків

Стежте за професійною івент-організаторською спільнотою вашого міста/регіону, зазвичай вона не дуже велика, де всі один одного знають і співпрацюють між собою. Маючи такі зв’язки, ми збільшуємо можливість співпраці або стажування, що допоможе покращити ваш фестивальний захід. Оскільки, саме через внутрішньо налагоджені комунікаційні професійні зв’язки, туристична сфера здатна рухатися до популяризації України як туристичної держави. Для організації фестивального заходу це може допомогти тим, що в організаторську команду можна долучити професіоналів, знайти підрядників або додаткових партнерів чи спонсорів.

 

План “Б”

У будь-який момент щось може відхилитися від задуму навіть, якщо ваше планування було ідеальним. Пам’ятайте, сфера в якій ви збираєтеся реалізовувати складні семантичні структури має бути добре продуманою,  щоб ваші відвідувачі стали щасливими і запам’ятали надовго цю подію. У вас завжди має бути план “Б”, на кожен пункт у плані реалізації. Вам варто бути оптимістом і кожен невдалий крок перетворювати на можливість для вдосконалення своєї роботи.

 

 

 

 

Локальні особливості як основна перевага

Внутрішні локальні явища чітко поєднати під час комунікації, а  їх акцентування допоможе вам підсилити концептуальну складову й краще говорити з аудиторією про емоційний настрій фестивалю.

 

Медіасупровід до події

Необхідно звернути увагу на наповнення інформаційного простору. Щоб уникнути втрати важливих деталей, радимо надсилати додаткові матеріали: відео-запрошення, декілька варіантів афіш тощо.

 

Медіасупровід під час події

Під час події рекомендуємо комунікувати про емоційну складову фестивального заходу, про атмосферу та враження відвідувачів та учасників. Тож важливо звернути увагу саме на ці моменти. Намагатися висвітлити все якомога швидко та своєвчасно, щоб залучити цільову і контекстну аудиторію. Через мережі соціальних комунікацій висвітлювати фотозвіти, та відео різних форматів, щоб вдалося відтворити атмосферу фестивалю.

Також дуже важливо, щоб на території фестивалю була локація, на якій могли б працювати та відпочивати, спілкуватися з учасниками фестивального заходу у форматі конференції  представники засобів масової інформації. Це дозволить під час фестивалю оперативно отримувати  матеріали для ЗМІ і публікувати їх, тим самим збільшувати інформаційну присутність в медіа просторі фестивального заходу.

 

Медіасупровід після події

В цей момент необхідно гармонійно прокомунікувати  атмосферність заходу й кількісні показники після проведення фестивального заходу. До цього моменту слід готуватися завчасно і знати наперед які самі кількісні дані ви хочете висвітлювати, наприклад: кількість проданих квитків, кількість відвідувачів заходу, кількість партнерів та стейкхолдерів. Для збільшення інформаційного охоплення важливо, щоб фінальні статті та матеріали висвітлили ключові стейкхолдери і партнери вашого заходу, а також великі ЗМІ вашого регіону та країни.

 

Дбайте про репутацію

Особливу увагу приділяйте репутації своєї організації в Україні та за кордоном, адже що більш престижний вигляд маєте, то цікавіша співпраця вас чекає і відповідно вищі шанси отримувати додаткове фінансування.

 

Активно спілкуйтеся

Беріть участь у конгресах культури, конференціях та семінарах. Йдеться не лише про виступи, а й про участь як слухача. Запасіться візитівками, знанням англійської та презентаційними матеріалами вашої інституції чи проєкту. Найпродуктивніший час для нових знайомств – неофіційні прийоми та спілкування. Будьте відкритими та шукайте однодумців.

Пам’ятайте, що ви будуєте стосунки. Шукайте особистих зустрічей, спілкуйтеся. Запрошуйте до себе та будьте готовими їхати до партнерів для особистого спілкування, стажування, робочих зустрічей. Будь-які спільні проєкти починаються із електронного листа, телефонного дзвінка чи знайомства на міжнародній конференції у сфері культури.

 

Працюйте над постійним розвитком і вдосконаленням

Потрібно мати установку на те, що постійне навчання та саморозвиток необхідні для того, щоб відповідати динамічним змінам, які відбуваються у сфери івент-менеджменту. Варто стежити за суспільними настроями, ринками і технологіями.